Cutis Clinic
Alle indlæg
Platform Updates

Cutis AI - Platform forbedringer

En simpel gennemgang af de problemer vi har løst med SMS-påmindelserne, inklusive en uheldigt episode og hvordan vi har forbedret systemet.

CØCharlie Østergaard
8 minutter læsning

Hvad var problemet?

Hej alle sammen! 👋

I har sikkert bemærket, at vores SMS-påmindelsessystem ikke altid har fungeret optimalt. Nogle kunder fik ikke deres påmindelser, og der var mange gamle påmindelser der fyldte op i systemet. Desværre opdagede vi også i dag (25. juni 2025), at der var mange gamle SMS-påmindelser der ikke var blevet sendt - og da vi forsøgte at rette systemet, sendte vi ved et uheld gamle påmindelser til omkring 150 kunder. 😅

Lad mig forklare hvad der gik galt, hvad der skete i dag, og hvad vi har gjort for at løse det.

De hovedproblemer vi havde

📱 Problem 1: Telefonnumre blev afvist

Hvad skete der?

  • Kunder som "Karl Berg" med telefonnummer 0737519977 fik aldrig deres SMS
  • Numre der startede med 0 blev afvist af systemet
  • Systemet kunne ikke håndtere forskellige måder at skrive telefonnumre på

Hvad betyder det for jer?

  • I så påmindelser der stod "Afventer" i månedsvis
  • Kunder fik ikke besked om deres aftaler
  • I skulle manuelt ringe til kunderne

🗑️ Problem 2: Gamle påmindelser blev aldrig slettet

Hvad skete der?

  • Påmindelser for aftaler fra måneder tilbage fyldte stadig systemet
  • SMS-listen havde næsten 2000 påmindelser!
  • Det var umuligt at se hvad der var relevant

Hvad betyder det for jer?

  • I kunne ikke finde de vigtige påmindelser
  • Systemet var langsomt og uoverskueligt
  • Ingen kunne se forskel på nye og gamle påmindelser

🔄 Problem 3: Risiko for spam

Hvad skete der?

  • Hvis systemet kørte flere gange, kunne samme kunde få flere SMS'er
  • Gamle påmindelser kunne pludselig blive sendt måneder for sent

😬 Hvad skete der i dag (25. juni)?

Da vi opdagede alle de gamle påmindelser der ikke var sendt, forsøgte vi at rette systemet. Desværre resulterede det i at:

  • Omkring 150 kunder fik SMS-påmindelser for gamle aftaler
  • Disse påmindelser havde gamle datoer på sig
  • Kunderne blev forvirrede fordi påmindelserne ikke matchede deres kommende aftaler

Hvad vi gjorde øjeblikkeligt:

  1. 🛑 Stoppede systemet med det samme
  2. 🔧 Rettede problemet så det ikke kunne ske igen
  3. 🗑️ Slettede alle gamle påmindelser (800+ styk) så det ikke gentager sig
  4. 📝 Implementerede bedre sikkerhed mod fremtidige uheld

Undskyld for forvirringen! Vi ved det var irriterende for både jer og kunderne.

Hvad har vi løst?

✅ Løsning 1: Smartere telefonnummer-håndtering

Nu fungerer alle disse numre:

  • 12345678 → Sendes som dansk nummer ✅
  • +4512345678 → Fungerer perfekt ✅
  • +46701234567 → Svenska nummer fungerer ✅
  • +299224417 → Grønlandske numre fungerer ✅

Numre der IKKE fungerer (og det er godt!):

  • 0737519977 → Systemet siger "Dette er en fejl, ret det i Gecko" ❌

Hvad betyder det for jer?

  • Langt flere kunder får deres påmindelser automatisk
  • I får klare beskeder om hvilke numre der skal rettes
  • Mindre manuel opfølgning nødvendig

✅ Løsning 2: Automatisk oprydning (forhindrer dagens problem)

Hvad sker der nu automatisk:

  • Påmindelser for aftaler der allerede er sket bliver slettet øjeblikkeligt
  • Påmindelser der er sendt bliver slettet efter 7 dage
  • Kun relevante påmindelser bliver vist

Resultatet:

  • Vi slettede 800+ gamle påmindelser på én gang! 🗑️
  • Listen er nu overskuelig og relevant
  • Dagens uheld kan ikke ske igen fordi gamle påmindelser slettes automatisk

✅ Løsning 3: Beskyttelse mod spam

Hvad vi har bygget ind:

  • Systemet husker hvis en SMS allerede er sendt
  • Samme kunde kan ikke få samme påmindelse flere gange
  • Beskyttelse mod utilsigtede gentagelser

✅ Løsning 4: Manuel SMS-skabeloner for medarbejdere

Hvad vi har tilføjet:

  • 📝 SMS-skabeloner til manuel brug når I skal sende beskeder til kunder
  • 🎯 "Aflysning" skabelon klar til brug med alle relevante kontaktoplysninger
  • ✨ "Templates" knap i SMS-sektionen for nem adgang
  • 🔄 Smart udskiftning med bekræftelse hvis der allerede er tekst

Eksempel på manuel skabelon (Aflysning):

Hej XX

Beklageligvis er vi nødsaget til at aflyse din tid, da din behandler er blevet syg. Du kan booke en ny tid via dette link: https://cutisclinic.dk/online-booking/ - Eller også er du velkommen til at kontakte os via telefon: 70 20 70 66 eller mail: info@cutisclinic.dk

Vi håber at se dig i klinikken en anden dag.

Vi beklager ulejligheden.

Mvh Cutis Clinic

Vigtigt: De automatiske SMS-påmindelser er IKKE ændret - de fungerer som før!

✅ Løsning 5: "Send nu" knap for overdue påmindelser

Ny manuel kontrol:

  • 🚀 "Send nu" knap for påmindelser der er forsinket
  • 🎯 Målrettet løsning for de få påmindelser der stadig hænger
  • 🔧 Manuel kontrol når automatikken ikke er nok
  • ⚡ Øjeblikkelig afsendelse uden at vente på næste automatiske kørsel

Hvad betyder det for jer?

  • I kan manuelt sende de få påmindelser der er "stuck"
  • Orange "Send nu" knap vises kun for overdue påmindelser
  • Perfekt til at rydde op i de sidste problematiske påmindelser
  • Giver jer kontrol over systemet når I har brug for det

✅ Løsning 6: Email formatering og signatur-system

Nye email-funktioner:

  • 📧 Forbedret email-preview så I kan se hvordan emails ser ud før de sendes
  • 🎨 Bedre formatering af AI-genererede svar med korrekte linjeskift og afsnit
  • 🔧 "Fix HTML" knap for at rette dårligt formaterede AI-svar med ét klik
  • 📝 Personligt signatur-system så I kan indstille jeres egen email-signatur
  • 👀 "Før og efter" visning så I kan sammenligne original og AI-svar

Signatur-funktioner:

  • 👤 Personlige signaturer i jeres profil under "Email Signatur"
  • 🏥 Standard Cutis-skabelon med "De bedste hilsner / Best Regards"
  • ✏️ Simpel tilpasning - kun navn og titel skal udfyldes
  • 👀 Live preview - se præcis hvordan signaturen ser ud
  • 🤖 Automatisk tilføjelse til alle emails og kladder
  • 🔄 "Gendan standard" knap for at få Cutis-skabelonen tilbage

Fix HTML-funktionen:

  • 🚨 Orange "Fix HTML" knap vises når AI-svar har dårlig formatering
  • ⚡ Øjeblikkelig rettelse af linjeskift og afsnit med ét klik
  • 🎯 Smart detektion af hvornår formatering er nødvendig
  • ✨ Grøn ramme viser når formatering er anvendt

Hvad betyder det for jer?

  • Emails ser mere professionelle ud
  • I kan tjekke indholdet før det sendes
  • Personlig branding på alle emails
  • Mindre tid brugt på at rette formateringsfejl
  • Nem løsning når AI laver dårlig formatering

✅ Løsning 7: Forbedret SMS-interface

Nye SMS-funktioner:

  • 📅 Bedre datoformat - aftale tidspunkt vises nu som "26/06/25" i stedet for "2025-06-26"
  • 📱 "Sendt til" information - viser det faktiske nummer SMS'en blev sendt til
  • 🎯 Smart visning - "Sendt til" vises kun for problematiske numre (fx dem der starter med 0)
  • 🔍 Klarere information om hvilke numre der faktisk fungerer

Eksempel på forbedret visning:

Fredrik Fridlund
0046703078882
Sendt til: 46703078882

Hvad betyder det for jer?

  • Lettere at læse datoer i SMS-listen
  • Klarhed om hvilke numre der faktisk blev brugt
  • Bedre forståelse af hvorfor nogle SMS'er ikke sendes
  • Mindre forvirring om telefonnummer-formater

Hvad skal I være opmærksomme på?

🔍 "Afventer" påmindelser

Hvis I ser påmindelser der stadig står "Afventer", betyder det:

  1. Telefonnummeret er forkert (fx starter med 0)

    • Løsning: Gå ind i Gecko og ret nummeret
    • Eksempel: Ændre 0737519977 til 737519977

  2. Der mangler telefonnummer

    • Løsning: Tilføj nummeret i Gecko
    • Systemet: Vil automatisk sende påmindelsen næste gang

  3. Påmindelsen er forsinket (viser "Sendes 6 timer siden")

    • Løsning: Klik på den orange "Send nu" knap
    • Resultat: SMS sendes øjeblikkeligt og påmindelsen markeres som sendt
    • Perfekt til: De sidste få problematiske påmindelser der hænger

📊 "Mangler telefonnummer" fanen

  • Her finder I alle kunder uden telefonnumre
  • Brug denne liste til at opdatere Gecko
  • Påmindelserne forsvinder IKKE automatisk - de venter på jer

⚠️ Vigtigt: Slet ikke påmindelser uden telefonnumre!

  • Der er en rød "Slet alle uden telefon" knap
  • Brug den IKKE medmindre I er sikre på telefonnumrene er tilføjet i Gecko
  • Disse påmindelser er jeres huskeliste!

📞 Hvis kunder ringer om dagens SMS'er

Hvis kunder spørger om de gamle SMS'er de fik i dag:

  • Forklar: "Vi havde et teknisk problem der sendte gamle påmindelser ved en fejl"
  • Berolig: "Det er løst nu og vil ikke ske igen"
  • Tjek: Om de har kommende aftaler der skal bekræftes

Hvad sker der nu fremadrettet?

🔄 Automatisk drift

  • Systemet kører automatisk hver 15. minut
  • Påmindelser sendes uden jeres indgriben
  • Gamle påmindelser ryddes op automatisk (forhindrer dagens problem)

📱 Når en ny aftale oprettes

  1. Systemet gemmer påmindelsen (24 timer før aftalen)
  2. Tjekker om telefonnummeret er gyldigt
  3. Sender SMS automatisk på det rigtige tidspunkt med ny skabelon
  4. Markerer påmindelsen som "Sendt"
  5. Sletter den efter 7 dage

📧 Email-forbedringer

  • AI-svar får automatisk korrekt formatering
  • Email-preview viser hvordan det ser ud
  • Cutis-signatur tilføjes automatisk
  • Bedre linjeskift og afsnit i alle emails

🛠️ Hvis der er problemer

  • Ugyldige numre bliver markeret tydeligt
  • I får klare beskeder om hvad der skal rettes
  • Systemet logger alt så vi kan hjælpe hvis noget går galt
  • Ingen risiko for at sende gamle påmindelser (de slettes automatisk)

Konkret resultat

Før forbedringerne:

  • 📊 Næsten 2000 påmindelser i systemet
  • ❌ Mange kunder fik ikke SMS
  • 🔄 Manuel opfølgning nødvendig
  • 😵 Uoverskueligt at kigge i sms-tabellen
  • 📧 Dårligt formaterede emails

Efter forbedringerne (og dagens læring):

  • 📊 Kun relevante påmindelser vises
  • ✅ Langt flere kunder får automatisk SMS
  • 🤖 Systemet kører sig selv
  • 😊 Overskueligt og pålideligt
  • 🛡️ Sikkerhed mod at sende gamle påmindelser
  • 📧 Professionelle emails med korrekt formatering

Hvad skal I gøre nu?

  1. Tjek jeres SMS-påmindelser - se hvor meget renere det er blevet med nye datoformater
  2. Kig på "Afventer" påmindelserne - ret telefonnumrene i Gecko
  3. Brug den orange "Send nu" knap for påmindelser der viser "Sendes X timer siden"
  4. Brug "Mangler telefonnummer" fanen som jeres huskeliste
  5. Indstil jeres email-signatur under Indstillinger → Min profil → Email Signatur (kun navn og titel)
  6. Test den nye email-preview når I sender AI-svar
  7. Prøv "Fix HTML" knappen hvis AI-svar ser dårligt formateret ud
  8. Vær forberedt på kundehenvendelser om dagens gamle SMS'er
  9. Nyd at systemet nu kører automatisk 🎉

Hvis I har spørgsmål eller ser noget underligt, så skriv endelig til mig!

Undskyldning og læring

Jeg undskylder for forvirringen i dag med de 150 gamle SMS'er. Det var en fejl fra min side, men det har lært os:

  • 🔒 Bedre sikkerhedsforanstaltninger er nødvendige
  • 🗑️ Automatisk sletning af gamle data er kritisk
  • 🧪 Test i mindre skala før store ændringer
  • 📋 Bedre kommunikation når der sker fejl

Systemet er nu meget sikrere og denne type fejl kan ikke ske igen.

Charlie har brugt flere dage på at løse disse problemer og lært af dagens fejl. Systemet skulle nu køre meget mere smooth og sikkert! 🚀